Витребування документів

Якщо Ви проживаєте у Федеративній Республіці Німеччина (на території консульського округу Посольства України у Федеративній Республіці Німеччина - федеральні землі Берлін, Бранденбург, Саксонія Ангальт, Саксонія, Тюрінгія, Мекленбург-Передня Померанія), з питання витребування документів з України Ви можете звернутися до Посольства для оформлення відповідного запиту в Україну.

Порядок витребування документів передбачає заповнення відповідних анкет з витребування документів з України. Анкета має заповнюватися виключно українською мовою у 3-х примірниках, на кожен документ окремо. Відповіді на запитання слід давати повні та точні.

Процес витребування документів є достатньо тривалим - від 3 до 6 місяців. Тому наполегливо радимо вдаватися до цієї процедури лише у випадку неможливості оформити доручення на ім'я третьої особи в Україні (рідні, знайомі, адвокат чи нотаріус), які можуть здійснити відповідні формальності від Вашого імені та надіслати необхідний Вам документ вже протягом 7 - 10 днів.

Якщо оформити доручення все ж неможливо, для пришвидшення отримання документа запит до архівних установ України можна здійснити самостійно, надіславши на адресу відповідного українського архіву заповнену анкету встановленого зразка по витребуванню документа з України. У такому випадку про результати розгляду звернення Вас буде поінформовано Посольством. Документ також видаватиметься Посольством зі стягненням консульського збору.

Звертаємо увагу, що зараз в Посольстві можна отримувати як повторні свідоцтва про реєстрацію актів громадянського стану, так і витяги з реєстру актів громадянського стану. Тобто ці документи не потребують витребування з України.

За витребування документів стягується консульський збір відповідно до тарифів консульського збору. Збір за витребування складається з двох платежів:

1. За витребування документа - 18 євро (якщо заява подається до Посольства, а не надсилається Вами самостійно до архівної установи);

2. За витребування засвідченого документа - 45 євро.

05.03.2025 року набрав чинності Закон України від 16.01.2025 № 4225-IX «Про внесення змін до Бюджетного кодексу України щодо актуалізації та удосконалення деяких положень» (далі – Закон), яким були внесені зміни до статті 29 Бюджетного кодексу України, зокрема, плату за проставлення апостиля було віднесено до доходів загального фонду Державного бюджету України.

У цьому зв’язку були змінені реквізити рахунку, відкритого в Державній казначейській службі України (далі – Казначейство) на ім’я Головного управління Казначейства у місті Києві, за кодом класифікації доходів бюджету 22012500 «Плата за надання інших адміністративних послуг», та відомчою ознакою «41», для зарахування плати за проставлення апостиля:

Одержувач : ГУК у місті Києві/м. Київ/22012500;

Код за ЄДРПОУ: 37993783;

Рахунок (IBAN): UA618999980313070165041026001;

Надавач платіжних послуг отримувача: Казначейство України (електронний адміністративний податок);

Код класифікації доходів бюджету: 22012500

Повідомляємо, що у зв’язку з ухваленням Закону України «Про Державний бюджет України на 2026 рік» змінюється вартість послуги з проставлення апостиля на документах, виданих в Україні.

З 1 січня 2026 року плата за проставлення апостиля становитиме:

для фізичних осіб – 670 грн;

для юридичних осіб – 1160 грн.

Розмір плати розраховано відповідно до чинного законодавства, виходячи з прожиткового мінімуму для працездатних осіб, встановленого на 2026 рік.

Просимо враховувати цю інформацію при поданні документів для проставлення апостиля, у тому числі у разі витребування документів з України.

Окрім цього, Казначейство підтвердило актуальність реквізитів свого валютного рахунку, відкритого в Акціонерному товаристві «Державний експортно-імпортний банк України» для зарахування надходжень до загального фонду Державного бюджету України в іноземній валюті.

Водночас Казначейство наголосило на необхідності зазначення в платіжних дорученнях в іноземній валюті у полі «Деталі платежу» (Details of payment) коду класифікації доходів державного бюджету 22012500 «Плата за надання адміністративної послуги за проставлення апостиля» при сплаті заявником державного мита за проставлення апостиля.

Принагідно нагадуємо, що реквізити валютного рахунку Казначейства розміщені на його сайті у розділі «Діяльність».

Актуальний перелік банків-кореспондентів АТ «Державний експортноімпортний банк України» розміщено на його сайті у розділі «Корпоративному бізнесу - Розрахунково-касове обслуговування – міжнародні розрахунки та операції з іноземною валютою».

Під час прийому слід надати:

Підтвердження запису на прийом;

Паспорт громадянина України для виїзду за кордон та копію його першої сторінки;

Заповнену анкету щодо кожного документа, у 3-х примірниках;

Квитанцію про сплату 2 євро державного мита на рахунок Держказначейства (якщо витребуваний документ слід засвідчити апостилем);

Квитанція про сплату консульського збору у сумі 18 євро. Консульський збір можна сплатити у Посольстві банківською дебетною карткою (GIROCARD). Сплата консульського збору у Посольстві готівкою або кредитною карткою неможлива.