Захід було організовано Федеральною асоціацією німецьких східно-західних спілок (BDWO) спільно із Посольством України в Німеччині.

В рамках конференції, учасники якої прибули до Берліну з усіх регіонів ФРН, було обговорено питання здійснення освітніх та культурних обмінів, гуманітарної діяльності в Україні (зокрема, в контексті останніх змін законодавства щодо надання гуманітарної допомоги), залучення до українсько-німецьких проектів фінансування спеціальних федеральних та регіональних фондів Німеччини та ЄС, забезпечення взаємодії з Посольством України у ФРН та можливості надання Посольством підтримки в реалізації спілками проектів в Україні. Учасників заходу привітав Посол України в Німеччині Павло Клімкін.

Після завершення заходу учасники мали можливість поспілкуватися у неформальній атмосфері між собою, а також з дипломатичним складом Посольства.